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給与計算にかかるコストは、給与計算担当者にかかるコストとシステムにかかるコストの2つに大きくわけられます。
担当者にかかるコストには、専門知識をもつ人材の人件費や正しく給与計算を行なうための教育コストが含まれます。システム・ソフトウェアにかかるコストには、通常の利用費や開発費のほかに、毎年のように起こる法令改正・税制改正に対応する費用も含まれます。
たとえばパッケージ型のソフトウェアで給与計算をおこなっている場合、法令改正のたびにソフトウェアの更新料やライセンスの再購入費がかかるケースが多々あります。金銭的な対応コスト以外にも、法令改正へ対応するよう業務フローを変更するコストも考慮したいところです。
アウトソーシングによって、これらの人材面とシステム面の両方のコストをおさえることができます。

前述のように税制や社会保障関係の法令は、毎年のように改正されます。ソフトウェアの更新だけでなく、担当者も常に法改正の情報をキャッチして、社内で正しく対応する必要があります。専門家でない社内の人材だけで、これらの改正の情報をタイムリーにつかみ、理解して対応することは容易ではありません。
アウトソーシングによって専門家にすべて任せられるので、社内の法令への社員の負担が軽減されます。

給与計算には専門知識が必要である一方で、その業務は毎月行なわれる定型的な業務がほとんどです。たとえばタイムカードの集計やソフトへの入力、給与計算、明細の発行などは、ルーティンの作業となります。ルーティンを回して正しく給与計算が行われることは大切ですが、会社への利益を生み出せないのが実情です。
定型的な業務をアウトソースすることで、利益を生み出す創造的業務に人的・金銭的資源を集中することができるのは、大きなメリットと言えます。

給与計算業務は、季節的な業務が発生し必要人員が大きく増減する業務です。
たとえば年末調整の時期や賞与を出す時期は、業務をスムーズに行なうために通常期よりも人員が必要となります。個人情報を扱い、専門的な知識を要する業務であることから、臨時でスタッフの雇用を雇うとしても慎重になる必要があります。
一方で、季節的な最大人員を通常期も確保しておくと、人件費がかさんでしまいます。アウトソーシングをすると、季節的な人員の増減にもスムーズに対応することができるでしょう。

給与計算をアウトソーシングする場合でも、給与計算の元になる最低限の勤怠管理を社内で行なう必要があるケースは多くあります。もともと勤怠管理がしっかり行われていない会社の場合には、タイムカードの導入や勤怠入力の徹底がなされることになります。
アウトソーシングのための勤怠情報の収集によって、勤務時間や残業時間が見える化され、結果的に社内でも生産性について見直す機会になるかもしれません。